enfold – Ein digitaler Dokumentenmanager bringt endlich Ordnung ins Papierchaos

 

Es gibt so Dinge, mit denen beschäftige ich mich überhaupt nicht gerne. Bügeln und Fensterputzen zum Beispiel – oder endlich mal Ordnung ins Papierchaos bringen. Verschiedene Unterlagen türmen sich schon seit Monaten auf dem Schreibtisch und warten darauf endlich mal abgeheftet zu werden. Wenn ich sowas nicht gleich erledige und sich schon ein kleiner Papierberg angesammelt hat, habe ich immer weniger Lust dazu diesen zu beseitigen und er wird immer und immer größer…

 

ablage dokumentenmanager enfold

 

Was meine privaten Unterlagen angeht, bin ich ein Chaot! Beruflich bin ich gut organisiert und strukturiert – hier hat alles seine Ordnung. Aber privat… genau das Gegenteil. Meine privaten Unterlagen gleichen einem Chaos und das Ablagesystem lässt zu wünschen übrig. Meistens wird dieses Chaos dann einmal im Jahr, wenn die Steuererklärung ansteht, angepackt und beseitigt… Bis dahin wird oft gewühlt und gesucht. Wo ist die Rechnung vom Schornsteinfeger, die bis morgen überwiesen werden soll? Bei welcher Versicherung ist eigentlich unser Auto versichert? Wie lange läuft noch mein Mobilfunkvertrag? Wie ist das aktuelle Bausparguthaben?… Nicht selten passiert es auch, dass eine Zahlungserinnerung oder sogar Mahnung ins Haus flattert, nur weil eine Rechnung in dem Papierberg untergegangen ist und nicht bezahlt wurde. Ärgerlich – und vor allem kostspielig! Mahngebühren sind einfach völlig unnötig ausgegebenes Geld.

 

Ordnung im Papierchaos – leichter gesagt als getan

Wenn einmal im Jahr die Steuererklärung ansteht, wird erstmal alles sortiert und abgelegt. Die nötigen Unterlagen müssen erstmal zusammengesucht werden und wenn man eh schon alles einmal in der Hand hat…. Wer kennt das nicht? Eigentlich wäre es aber viel cleverer die Unterlagen sofort abzuheften, wenn sie ankommen. Ja schon – aber was ist mit den Unterlagen bei denen noch eine Aktion erforderlich ist? Eine Rechnung zum Beispiel – die überweise ich ja nicht gleich nachdem ich sie aus dem Briefkasten gefischt habe. Von den Online-Unterlagen wie Mobilfunkvertrag und -Rechnungen, dem Stromlieferantenvertrag und selbst meinen Gehaltsabrechnungen ganz zu schweigen. Diese Unterlagen gibt es bei uns nur digital – da kann ich in meinen Ordnern noch so viel suchen… Wenn die Unterlagen nicht ausgedruckt wurden, sind sie eben nicht im Ordner.

 

ablage eingang schreibtisch papierchaos

 

Die Digitalisierung schreitet voran (und das finde ich übrigens auch richtig gut). Immer mehr wichtige Unterlage landen im eMail-Postfach  – aber das Zweierlei aus digitalen Unterlagen und Papier sorgt leider für noch mehr Chaos. Man sucht immer an der falschen Stelle…  Ich hätte gerne alles an einem Ort – wo ich es sofort wiederfinde, wenn ich etwas brauche.

 

Alle wichtigen Dokumente an einem Ort

Um meine Unterlagen zu zentralisieren , müsste ich entweder alle digitalen Unterlagen ausdrucken und abheften oder die Papierunterlagen digitalisieren.  Die zweite Möglichkeit gefällt mir allerdings deutlich besser. Ich bin großer Fan vom digitalen Fortschritt. Ich arbeite in einem weitestgehend papierlosen Büro (was mir den großen Vorteil bietet von zu Hause aus arbeiten zu können) und ich klicke mich lieber durch virtuelle Ordner, als dass ich in der Papierablage wühle.

Ein digitaler Dokumentenmanager ist also DIE Lösung für mein Papierchaos. Aber alle Unterlagen einscannen, hochladen, in virtuelle Ordner einsortieren… das braucht (genau wie meine Papierablage) wohl so richtig viel Zeit. Dachte ich zumindest – und habe mich von enfold eines Besseren belehren lassen.

 

 

enfold – mein digitaler Dokumentenmanager

Mit enfold habe ich meine privaten Unterlagen jetzt alle an einem Ort. Ich kann von PC oder Smartphone darauf zugreifen und enfold garantiert mir den besten Schutz für meine Daten. Meine Unterlagen werden hier ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und unterliegen deutschem Datenschutzgesetz. Um die Sicherheit meiner Daten brauche ich mir also keine Sorgen zu machen.

 

enfold dokumente importieren digitaler dokumentenmanager

 

Mein digitaler Dokumentenmanager verwaltet meine Unterlagen aber nicht nur, er nimmt mir auch einiges an Arbeit ab. Einmal eingerichetet importiert enfold Dokumente direkt aus den Online-Portalen vieler Unternehmen und legt sie gleich im vordefinierten Ordnern ab. Meine Rechnungen vom Mobilfunk- und Internetanbieter, vom Energieversorger, Amazon, Zalando,… landen bequem und automatisch im richtigen Ordner. Kommt eine Rechnung per eMail, kann ich sie gleich an meinen Dokumentenmanager weiterleiten.

Die Unterlagen, die hier per Post eintrudeln, fotografiere ich gleich nach dem Öffnen mit meinem Smartphone ab (einscannen geht natürlich auch) und lade sie direkt in den Dokumentenmanager hoch. Das Papier kann ich sofort abheften und es sammelt sich kein Ablagestapel an. Muss ich noch etwas erledigen, kann ich zu jedem Dokument eine Notiz oder eine Aufgabe erstellen und ein Erinnerungsdatum festlegen – so werde ich automatisch an Zahlungsfristen erinnert und es fallen keine unnötigen Mahngebühren an. Das Geld investiere ich lieber in enfold – meinen privaten Assistenten, der das Management meiner Ablage für mich übernimmt :-)

 

digitaler dokumentenmanager enfold smartphone

 

enfold ausprobieren und ordentlich sparen

Wie sieht es mit Eurer Ablage aus? Alles ordentlich oder Chaos pur? Ihr habt, so wie ich auch, nach einem langen Arbeitstag keine Lust Euch mit der Organisation der privaten Unterlagen beschäftigen? Dann probiert den  digitalen Dokumentenmanager enfold aus. Mit dem Gutscheincode vorstadt99 (gültig bis zum 30.06.2017) erhaltet Ihr den Zugang zu enfold für  6 Monate kostenlos und zahlt anschließend einen ermäßigten Monatsbeitrag von 0,99 € (statt 3,99 € – Ihr spart also 75%). Wichtig: Nach dem Ende des kostenlosen Testzeitraums kommt es zu keiner automatischen kostenpflichtigen Verlängerung des Abonnements.

Nähere Informationen zu enfold bekommt Ihr indem Ihr auf das folgende Bild klickt – Ihr werdet automatisch weitergeleitet.

 

enfold assistent ablage

 

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Dieser Beitrag ist in Kooperation mit enfold entstanden. Meine persönliche Meinung über das hier vorgestellte Produkt wurde dadurch in keinster Weise beeinflusst

Folge:

2 Kommentare

  1. 18. Mai 2017 / 13:10

    Ein digitaler Dokumentenmanager hört sich interessant an. Werde mir das mal anschauen. Sonst habe ich eher Probleme mit den vielen Briefen und Papier, die man regelmäßig per Post bekommt. Hoffentlich werden wichtige Dokumente in 10 Jahren nur noch elektronisch übermittelt.

    • Vorstadtleben
      18. Mai 2017 / 13:20

      So sehe ich das auch. Das ganze Papier empfinde ich auch als sehr lästig.

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